Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy czy liczby zatrudnionych. Brak wymaganych dokumentów lub ich nieprawidłowe prowadzenie to najczęstsze zastrzeżenia stwierdzane podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Akta osobowe – struktura i zawartość
Akta osobowe każdego pracownika dzielą się na cztery części:
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (CV, kwestionariusz, świadectwa pracy)
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia (umowa, aneksy, zakres obowiązków, oceny, szkolenia, urlopy)
- Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy (wypowiedzenie, świadectwo pracy)
- Część D – dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej
Ewidencja czasu pracy
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Ewidencja powinna zawierać informacje o godzinach pracy, godzinach nadliczbowych, dyżurach, urlopach, zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach. Brak ewidencji lub jej niekompletność to jeden z najczęstszych zarzutów PIP.
Listy płac i dokumentacja płacowa
Pracodawca musi prowadzić listy płac lub inne dokumenty potwierdzające naliczenie i wypłatę wynagrodzenia. Dokumentacja płacowa jest podstawą do wyliczenia składek ZUS, zaliczki PIT i weryfikacji przez ZUS przy kontroli. Przechowywana jest przez 10 lat (jeśli pracownik był zatrudniony po 31.12.2018 roku).
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Jak długo przechowywać dokumenty
- Akta osobowe: 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (dla umów zawartych po 31.12.2018)
- Dla wcześniejszych umów: 50 lat od ustania zatrudnienia
- Listy płac i dokumentacja płacowa: 10 lat (umowy od 2019 r.) lub 50 lat (wcześniejsze)
- Ewidencja czasu pracy: 10 lat
E-akta – dokumentacja elektroniczna
Od 2019 roku możliwe jest prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej. E-akta muszą spełniać konkretne wymagania techniczne i prawne (m.in. system teleinformatyczny zapewniający integralność dokumentów). Digitalizacja papierowych akt wymaga wydania pracownikowi zawiadomienia i udostępnienia dokumentów w nowej formie.
Jak mogę pomóc
W ramach stałej obsługi kadrowej prowadzę i archiwizuję pełną dokumentację pracowniczą, pilnuję terminów przechowywania i informuję o zmianach wymagań formalnych. Pomagam też firmom, które chcą uporządkować istniejącą dokumentację lub przejść na e-akta.