To jeden z najbardziej stresujących momentów dla właściciela firmy: kadrowa odeszła z dnia na dzień, poszła na zwolnienie lekarskie albo przestała odpowiadać na wiadomości. Nikt nie wie, co było niedokończone, gdzie są hasła do systemów, które deklaracje jeszcze nie poszły. Pierwsza reakcja to zwykle panika - ale właśnie teraz liczy się spokój i konkretny plan.
Zanim zaczniesz szukać zastępstwa – zrób inwentaryzację
Pierwszym krokiem nie jest ogłoszenie o pracę ani telefon do agencji rekrutacyjnej. Pierwszym krokiem jest ustalenie, w jakim stanie są sprawy. Bez tego ryzykujesz, że nowa osoba przejmie bałagan, którego nie widzi.
- Sprawdź, do których systemów masz dostęp: PUE ZUS, program kadrowo-płacowy (Płatnik, Symfonia, Optima, Enova lub inny), skrzynka mailowa kadrowej
- Zidentyfikuj bieżący miesiąc: czy lista płac jest naliczona? Czy deklaracje ZUS są złożone?
- Sprawdź, kiedy są najbliższe terminy ustawowe (25. dnia miesiąca – deklaracje ZUS, do końca miesiąca lub określonego dnia – wypłaty)
- Ustal, którzy pracownicy mają aktywne dokumenty w toku: wypowiedzenia, zwolnienia lekarskie, powroty z urlopów macierzyńskich
Najpilniejsze terminy, których nie możesz przegapić
W zależności od tego, kiedy kadrowa odeszła, masz do czynienia z różnymi priorytetami. Oto te, które bolą najbardziej:
- Deklaracje ZUS (DRA i raporty imienne) – składane do 15. dnia miesiąca (dla osób fizycznych) lub do 20. dnia (dla pozostałych pracodawców); opóźnienie grozi odsetkami
- Wypłaty wynagrodzeń – przekroczenie terminu określonego w umowie lub regulaminie to naruszenie prawa pracy, które pracownik może zgłosić do PIP
- Zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS (ZUA, ZWUA) – obowiązek w ciągu 7 dni od zdarzenia; błąd lub opóźnienie skutkuje zaległościami składkowymi
- Badania lekarskie i szkolenia BHP – jeśli wygasają w tym miesiącu, pracownik nie może legalnie wykonywać pracy
Co możesz zrobić sam – a czego lepiej nie próbować
Niektóre sprawy da się opanować bez specjalisty. Inne – jeśli zrobisz je źle – stworzą większy problem niż sam brak kadrowej.
- Możesz sam sprawdzić stan konta na PUE ZUS i zobaczyć, czy są nierozliczone okresy lub błędy w zgłoszeniach
- Możesz przejrzeć dokumentację pracowniczą i sprawdzić, które akta są niekompletne
- Nie przeliczaj list płac samodzielnie, jeśli nie wiesz, jak działają zbieg tytułów, korekty zasiłkowe czy potrącenia komornicze – błędy w wynagrodzeniach to roszczenia pracownicze
- Nie składaj korekt ZUS bez weryfikacji – korekta złożona z błędem jest trudniejsza do naprawienia niż pierwotne opóźnienie
Zaległy ZUS – co się dzieje, gdy deklaracje nie poszły
Jeśli odkryjesz, że poprzedni miesiąc (lub kilka) nie był rozliczony, nie czekaj. ZUS nalicza odsetki od dnia, w którym składka powinna być zapłacona. Im dłużej czekasz, tym wyższy rachunek. Dobra wiadomość: zaległości można uregulować, a w niektórych przypadkach wnioskować o umorzenie odsetek – ale tylko wtedy, gdy masz udokumentowane i wiarygodne wyjaśnienie sytuacji.
Pierwszym krokiem jest wejście na PUE ZUS, przejrzenie historii deklaracji i ustalenie, za które okresy brakuje dokumentów lub płatności. Dopiero wtedy można oszacować skalę problemu i zdecydować, jak szybko potrzebna jest profesjonalna pomoc.
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Spóźnione wypłaty – jak szybko naprawić
Jeśli termin wypłaty minął lub zbliża się, a lista płac nie jest gotowa, jest to sytuacja wymagająca natychmiastowego działania. Pracownicy mają prawo do wynagrodzenia w terminie – jego brak to naruszenie Kodeksu pracy, które może skończyć się kontrolą PIP i roszczeniami.
W praktyce oznacza to: po pierwsze – ustal, czy w systemie płacowym są dane do naliczenia (wymiary czasu pracy, nieobecności, składniki wynagrodzenia); po drugie – jeśli nie, skontaktuj się ze specjalistą w trybie pilnym. Jeden telefon może uratować termin wypłaty.
Skąd wziąć tymczasowe wsparcie – i na co uważać
Opcje są trzy: agencja pracy tymczasowej, ogłoszenie o pracę lub firma kadrowo-płacowa oferująca zastępstwo. Ta ostatnia opcja jest zwykle najszybsza przy kryzysach – nie musisz czekać na onboarding i szkolenie, osoba zna przepisy i może zacząć od razu.
Na co uważać przy zastępstwie: zadbaj o pisemne powierzenie danych osobowych (RODO) zanim ktokolwiek dotknie dokumentacji pracowniczej. To wymóg prawny, nie formalność.
Jak mogę pomóc
W ramach Pogotowia Kadrowego przejmuję takie sytuacje na bieżąco. Pierwsza rozmowa i diagnoza są bezpłatne – powiedz mi, co się stało, a ja ocenię, jak pilne to jest i co trzeba zrobić jako pierwsze. Działam zdalnie i mogę zacząć tego samego dnia.