Rozwiązanie umowy o pracę to dla pracodawcy moment, w którym trzeba szybko dopełnić kilku formalności. Termin na wystawienie świadectwa pracy, wyrejestrowanie z ZUS, rozliczenie ekwiwalentu za urlop – te obowiązki są ścisłe i w przypadku ich niedopełnienia grożą sankcjami. Poniżej kompletna lista tego, co musisz zrobić.
Świadectwo pracy – termin i zawartość
Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli nie jest to możliwe – pracodawca ma 7 dni na jego doręczenie. Brak świadectwa lub opóźnienie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika karane grzywną.
- Data zawarcia i rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy
- Okresy i tryb rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
- Liczba dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego i ekwiwalentu
- Okresy niezdolności do pracy w roku odejścia
- Zajęcia komornicze – jeśli były prowadzone (z podaniem organu i kwoty)
- Wzmianka o niekaralności w zakresie odpowiedzialności porządkowej
Wyrejestrowanie z ZUS – ZWUA
W ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy pracodawca musi złożyć formularz ZWUA – wyrejestrowanie ubezpieczonego. W tym samym terminie składa się formularz ZWUA dla członków rodziny, jeśli byli zgłoszeni jako osoby współubezpieczone. Spóźnione wyrejestrowanie może skutkować dalszym naliczaniem składek zdrowotnych.
Rozliczenie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop
W ostatnim miesiącu zatrudnienia nalicza się wynagrodzenie proporcjonalnie do liczby przepracowanych dni. Jeśli pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu wypoczynkowego – należy mu się ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent oblicza się na podstawie współczynnika ekwiwalentu ogłaszanego corocznie przez GUS oraz wysokości wynagrodzenia pracownika.
PIT-11 – termin i obowiązki
PIT-11 za rok, w którym ustał stosunek pracy, wystawiany jest do końca stycznia następnego roku – łącznie z PIT-11 dla wszystkich pozostałych pracowników. Jednak jeśli pracownik odchodzi w trakcie roku i prosi o wcześniejsze wystawienie PIT-11 (np. do rozliczenia rocznego lub zmiany pracy), nie ma obowiązku wystawiania go przed terminem – ale możesz to zrobić dobrowolnie.
Potrzebujesz pomocy w tym zakresie?
Obsługuję firmy z całej Polski – w pełni zdalnie.
Co z dokumentacją i aktami osobowymi
Akta osobowe pracownika, który odszedł po 31 grudnia 2018 roku, przechowujesz przez 10 lat od końca roku, w którym rozwiązano umowę. Dla wcześniejszych stosunków pracy – 50 lat. Dokumentacji nie niszczy się po odejściu pracownika – przez cały okres przechowywania możliwe jest wnioskowanie o odpis świadectwa pracy lub zaświadczenia o zatrudnieniu.
Kompletna lista obowiązków – do sprawdzenia
- Wystawienie i doręczenie świadectwa pracy (w dniu odejścia lub do 7 dni)
- Złożenie ZWUA do ZUS (do 7 dni od daty ustania zatrudnienia)
- Naliczenie i wypłata wynagrodzenia za ostatni miesiąc (proporcjonalnie)
- Naliczenie i wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
- Sporządzenie listy płac za ostatni miesiąc z uwzględnieniem powyższych
- Zamknięcie akt osobowych i przekazanie do archiwum
- Wystawienie PIT-11 (do końca stycznia następnego roku lub na żądanie pracownika)
Jak mogę pomóc
W ramach obsługi kadrowej przygotowuję całą dokumentację związaną z rozwiązaniem umowy – od świadectwa pracy, przez ZWUA, po ostatnią listę płac z ekwiwalentem. Jeśli potrzebujesz jednorazowej pomocy przy odejściu pracownika – skontaktuj się ze mną.